E-Mail-Postfach: eine riskante, aber gültige Übermittlungsmethode!

Das Oberste Gericht hat in einem aktuellen Urteil[1] bestätigt, dass die Grundprinzipien der Zustellung der juristischen Dokumente betr. Rechtshandlungen auch für die Zustellung per E-Mail gelten. Es betonte, dass auch bei E-Mails die Rechtsregel gelte, wonach ein Rechtsakt in dem Moment wirksam wird, in dem er in die Verfügungssphäre des Empfängers gelangt ist.

Zustellungsmöglichkeiten

Ist für die Zustellung eines Rechtsdokuments keine besondere Zustellungsart erforderlich (z.B. über eine Datenbox), kann die Zustellung grundsätzlich auf jede Art und Weise erfolgen, die dem Empfänger die Kenntnisnahme des Dokuments ermöglicht. Hierzu zählen die Zustellung durch Briefträger/Postboten, die persönliche Übergabe, die Zustellung in eine Datenbox usw.

Die Zustellung kann auch per E-Mail erfolgen, allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Voraussetzungen für eine gültige E-Mail-Zustellung

Das Oberste Gericht bestätigte, dass die Übermittlung von Rechtsdokumenten per E-Mail möglich ist, wenn:

1. Der Empfänger nutzt das E-Mail-Konto/-Fach normalerweise oder hat den Absender dazu aufgefordert.
2. Es muss zweifellos sein, dass die E-Mail im E-Mail-Postfach des Empfängers (rechtzeitig) zugestellt wurde,
   es also zu keinen Zustellungsfehlern kam;
3. Es liegen keine objektiven Zustellungshindernisse vor (objektive Unmöglichkeit der Kenntnisnahme der E-Mail).

Risiken der E-Mail-Übermittlung

Nach Ansicht des Obersten Gerichts ist die Wahl der E-Mail-Kommunikation als Übermittlungs-/Zustellungsmethode mit gewissen Risiken verbunden. Sollten bei der Zustellung technische Probleme oder sonstige Mängel auftreten, liegt die Verantwortung hierfür beim Absender.

Im vorliegenden Fall war zwischen den Parteien unstrittig, dass die E-Mail zugestellt wurde. In anderen Verfahren kann die Zustellung jedoch nicht unbestritten erfolgen.

Zustellungszeitpunkt

Eine E-Mail gilt als zugestellt, wenn sie in die Verfügungssphäre des Empfängers erlangt ist, d.h., wenn sie erfolgreich in dessen E-Mail-Posteingang zugestellt wurde. Dies geschieht in der Regel unmittelbar nach dem Absenden. Dies gilt nur, sofern keine objektiven Zustellungshindernisse vorliegen. Für den Absender kann es jedoch schwierig sein, deren Existenz zu überprüfen.

Urlaub eines Organmitglieds als ein Zustellungshindernis?

Das Oberste Gericht erkannte den Urlaub eines Mitglieds des satzungsmäßigen Organs nicht als objektives Zustellungshindernis an, da ein Mitglied des satzungsmäßigen Organs seine Funktion ununterbrochen ausübt und daher auch nach der Zustellung der E-Mail diesbezügliche Kenntnis hätte erlangen können.

Es ist davon auszugehen, dass das Oberste Gericht andere persönliche Gründe für die Nichterfüllung der Pflichten eines Mitglieds eines satzungsmäßigen Organs (z.B. Arztbesuche, Pflege kranker Familienangehöriger) nicht als Grund für die Verhinderung des Zugriffs auf E-Mails /Kenntnisnahme der E-Mail anerkennen würde. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Mitglied des gesetzlichen Organs das E-Mail-Postfach öffnet oder nicht. Wie das Oberste Gericht bereits zuvor festgestellt hat, kann die Zustellung nicht an den Zeitpunkt geknüpft sein, in dem der Empfänger „bereit“ ist, die Sendung abzuholen und sich mit deren Inhalt vertraut zu machen, sondern an die objektive Möglichkeit des Empfängers, dies zu tun[2].

Praktische Probleme bei der E-Mail-Zustellung

Bitte beachten Sie, dass als vom Empfänger verwendete E-Mail-Adresse nicht jedes E-Mail-Postfach gilt, auf das der Empfänger Zugriff hat, sondern grundsätzlich nur dasjenige, das der Empfänger tatsächlich zum Empfang von Schriftstücken nutzt.

Es kann ziemlich schwierig sein, nachzuweisen, dass der Nutzer sein E-Mail-Konto/Postfach regelmäßig nutzt.
Es empfiehlt sich daher, die Nutzung eines bestimmten E-Mail-Postfachs für die Zustellung vorab, am besten schriftlich zu vereinbaren.

Abschluss

Das Urteil des Obersten Gerichts bestätigt, dass die E-Mail-Zustellung ein vollwertiges Kommunikationsmittel ist, sofern die Voraussetzung der normalen Nutzung des E-Mail-Postfachs durch den Empfänger erfüllt ist.

Allerdings birgt die Zustellung per E-Mail gewisse Risiken, insbesondere dann, wenn die E-Mail an eine E-Mail-Adresse gesendet wird, die der Empfänger dem Absender nicht ausdrücklich für die Zustellung mitgeteilt hat.
Um die Zustellung und deren Zeitpunkt leichter nachweisen zu können, empfehlen wir Ihnen daher die Nutzung einer Datenbox. Verfügt der Empfänger nicht über eine Datenbox, empfiehlt sich eine Zustellung per Einschreiben oder eine persönliche Übergabe des Schriftstücks.

Die Zustellung an Mitglieder satzungsmäßiger Organe kann auch während ihres „Urlaubs“ wirksam erfolgen.

[1] Urteil des Obersten Gerichts 27 Cdo 3499/2023, HIER erhältlich

[2] Urteil des Obersten Gerichts 26 Cdo 2988/2011, HIER erhältlich