Neuer einheitlicher monatlicher Arbeitgeberbericht – was Arbeitgeber ab 2026 erwartet

Das Gesetz Nr. 323/2025 Slg., über den Einheitlichen Monatsbericht, das am 1. Januar 2026 in Kraft tritt, bringt grundlegende Änderungen in der Kommunikation zwischen Arbeitgebern und staatlichen Verwaltungsbehörden. Finanzbehörden, die Tschechische Sozialversicherungsverwaltung, das Arbeitsamt oder das Statistische Amt („ČSÚ“) und künftig beispielsweise das Justiz- oder Bildungsministerium vereinheitlichen ihre Anforderungen an Arbeitgeber hinsichtlich der Meldepflichten und deren Häufigkeit bzw. Periodizität. Rund 25 Meldungen werden somit zu einer einzigen, umfassenden Meldung zusammengefasst. In diesem Überblick präsentieren wir Ihnen die wichtigsten Informationen kurz und bündig.

Wie wird das einheitliche monatliche Arbeitgeberberichtssystem („JMHZ“) genau funktionieren? Das JMHZ-System umfasst drei grundlegende Bereiche:

• Die bisherigen mehreren Einreichungen bei den genannten staatlichen Verwaltungsbehörden werden durch eine einzige Einreichung ersetzt. Dadurch entfällt beispielsweise die Pflicht zur monatlichen Übersicht der vom Arbeitgeber gezahlten Versicherungsbeiträge, zur Abgabe statistischer Berichte an das Tschechische Statistische Amt (ČSÚ) oder eines Berichts über die Erfüllung der Beschäftigungsquote von Menschen mit Behinderungen. Auch die Pflicht zur Ausstellung eines Rentenversicherungs-Erfassungsbogens oder zur Abgabe einer jährlichen Abrechnungserklärung zur Einkommensteuer aus abhängiger Tätigkeit natürlicher Personen entfällt (die Finanzverwaltung wird jedoch erst ab dem 1. Januar 2027 die Daten des JMHZ-Systems verwenden, sodass die Einreichungen bis dahin im herkömmlichen Verfahren erfolgen).
• Über das JMHZ-System werden der Arbeitgeber und seine Lohnbuchhaltungsstellen im sogenannten Arbeitgeberregister eingetragen.
• Über das JMHZ-System erfolgen dann auch Vor-/Registrierungen einzelner Mitarbeiter und jedweder ihrer Beschäftigungsverhältnisse (bisher bekannt als Meldung über Eintritt des Mitarbeiters).

Die Einführung des JMHZ-Systems ist somit eine notwendige, oft administrativ unangenehme Vorstufe zur Fertigstellung des Projekts der sog. zentralen Inkassostelle; mit dem Ziel, die Beiträge an die staatliche Verwaltung zu einer einzigen Zahlung zu vereinigen. Zudem soll der Arbeitgeber von der Verwaltungslast im Bereich der Lohnsteuer entlastet werden. Das Ministerium für Arbeit und Soziales (MPSV) ist für die Verwaltung des neuen Datensystems zuständig, die Berichte werden jedoch von der Tschechischen Sozialversicherungsverwaltung („ČSSZ“) entgegengenommen. Die ČSSZ-Verwaltung wird technische und formale Prüfungen der eingereichten JMHZ-Daten durchführen und den Arbeitgebern Unterstützung bieten. Sie wird somit Arbeitgebern Rückmeldung zu Fehlern in den Formularen oder Einreichungen geben und diese zu Korrekturen auffordern. Das MPSV wird die Daten anschließend an die zuständigen staatlichen Institutionen weiterleiten. Krankenversicherungen sind derzeit noch nicht im System erfasst; diese Meldungen müssen ihrerseits weiterhin im bisherigen Format eingereicht werden. Es wird jedoch erwartet, dass sie zukünftig in das JMHZ-System integriert werden.

Um eine reibungslose Integration in das bestehende Wirtschaftsumfeld zu gewährleisten, werden verschiedene gesetzliche Maßnahmen ergriffen. Dies geschieht nicht nur durch Gesetzesänderungen im Zusammenhang mit dem JMHZ-System, die durch das sog. JMHZ-Begleitgesetz Nr. 360/2025 Slg. umgesetzt wurden, sondern auch durch die JMHZ-Regierungsverordnung Nr. 417/2025 Slg., die als eine Art Leitfaden für Arbeitgeber oder Anbieter von Lohnabrechnungssystemen dienen soll, wie die Ergebnisse für die Meldung anzupassen sind, beispielsweise welche Daten aus bestehenden Lohnabrechnungssystemen in das JMHZ-System gemeldet werden oder welche technischen Anforderungen für die Kennung von Einreichungen gelten usw.

Das JMHZ-System wird schrittweise eingeführt und unterliegt im Laufe der Zeit einer Reihe von Meilensteinen, die sicherstellen sollen, dass sich sowohl die Öffentlichkeit als auch die staatlichen Verwaltungsinstitutionen an die neue Realität anpassen.

Einreichungen an staatliche Verwaltungsinstitutionen

Obwohl das JMHZ-System ab dem 1. Januar 2026 gilt, wird der Start der JMHZ-Einreichung im ersten Quartal 2026 verschoben. Arbeitgeber sind daher in den ersten drei Monaten weder zur Einreichung der JMHZ-Meldung noch zur „bisherigen“ Einreichung (nach dem bisherigen Verfahren) verpflichtet. Während dieses Zeitraums ist auch eine freiwillige Einreichung der JMHZ-Meldung technisch unmöglich. Die Maßnahme wirkt sich beispielsweise auf die monatliche Pflicht zur Übermittlung der Versicherungsbeitragsübersichten an die ČSSZ-Verwaltung aus, deren Einreichung für die Monate Januar - März 2026 nicht erforderlich sein wird. Arbeitgeber dürfen jedoch nicht vergessen, dass die obligatorischen Zahlungen, wie beispielsweise Vorauszahlungen auf die Lohnsteuer oder Versicherungsbeiträge, weiterhin an die zuständigen Institutionen für diese Monate zu leisten sind; dies kann nicht verschoben werden. Erst im Zeitraum vom 1. April bis 30. Juni 2026 haben Arbeitgeber Zeit, die einzelnen JMHZ- Berichte für die ersten drei Monate des Jahres 2026 einzureichen. Die Standardfrist für die Einreichung der JMHZ- Meldung beginnt mit der Einreichung für den Monat April 2026, die bis zum 20. Mai 2026 erfolgen muss. Arbeitgeber sind verpflichtet, alle Beschäftigungsverhältnisse ihrer Angestellten dem JMHZ-System zu melden, auch solche, die bisher nicht gemeldet wurden, wie beispielsweise geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, theoretisch aber auch solche, bei denen ausschließlich steuerfreie Einkünfte erzielt werden. Zudem müssen auch Personen, deren Arbeitsverhältnis im ersten Quartal 2026 endet, dem System gemeldet werden, da das JMHZ-System am 1. Januar 2026 startet, auch wenn die Einreichungsfrist für das erste Quartal verschoben wird.

Einreichungsformen für die JMHZ-Meldung:

• Über die sog. „API“, d. h. eine Schnittstelle zur Übermittlung von XML-Daten
  aus den Lohnabrechnungssystemen der Arbeitgeber,
• XML-Datei über das Datenfeld des Arbeitgebers,
• Manuell über ein interaktives Formular im ePortal der ČSSZ-Verwaltung.

Ergänzung der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerregistrierung und JMHZ-Kennungen

Im ersten Quartal 2026 werden die staatlichen Verwaltungsbehörden die Übertragung der Daten einzelner Unternehmen an das JMHZ-System abschließen. Ab dem 1. April 2026 sind dann Arbeitgeber verpflichtet, ihre Registrierungen um zusätzliche Daten zu ergänzen, die der jeweiligen staatlichen Verwaltung noch nicht vorliegen. Dazu gehören beispielsweise bestimmte statistische Daten, was insbesondere für kleinere Unternehmen, die bisher nicht zur Meldung dieser Daten an das ČSÚ-Amt verpflichtet waren, eine Neuerung darstellt. Arbeitgeber haben 30 Tage Zeit, das Arbeitgeber- und Arbeitnehmerregister zu vervollständigen.

Nach Abschluss der Registrierung erhält der Arbeitgeber die sog. „Persönliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers“, mit der er die JMHZ-Meldung einreichen kann. Ohne vollendete Registrierung durch Ergänzung der kompletten Daten ist daher die Einreichung der ersten JMHZ-Meldung nicht möglich. Darüber hinaus verfügt jedes Beschäftigungsverhältnis über eine eigene Kennung („ID PPV“). Der Arbeitgeber selbst wird anhand seines variablen Symbols identifiziert, das ihm für die Sozialversicherung zugeteilt wurde oder das er erhält, falls er im Sozialversicherungssystem nicht eingetragen ist. Ebenso wird jede Lohnbuchhaltungsstelle des Arbeitgebers im JMHZ-System unter dem zugeteilten variablen Symbol registriert.

Das System der sog. “Arbeitsaufnahmeanzeige“ wird grundlegend geändert, bzw. durch Mitarbeiterregistrierung ersetzt. In der ersten Phase, im Zeitraum vom 1. April bis zum 30. Juni 2026, ist der Arbeitgeber verpflichtet, jeden neuen Mitarbeiter mit tschechischer Staatsbürgerschaft innerhalb von 8 Tagen nach Arbeitsbeginn im JMHZ-Register anzumelden. Mitarbeiter ohne tschechische Staatsbürgerschaft müssen sich frühestens 8 Tage und spätestens am Tag vor Arbeitsbeginn anmelden. Die Einführung des JMHZ-Systems wird auch die Registrierung neuer Arbeitgeber bei den staatlichen Verwaltungsbehörden vereinheitlichen, nämlich innerhalb von 8 Tagen nach Arbeitsbeginn – entsprechend der derzeit für die Registrierung bei der ČSSZ-Verwaltung geltenden Regelung.       Die zweite Phase der Änderungen im Registrierungsbereich beginnt am 1. Juli 2026 mit der Einführung der sog. Vorregistrierung von Arbeitnehmern und der Anpassung der Regeln für die Eintragung ins Arbeitgeberregister.

Im Zusammenhang mit JMHZ möchten wir Sie zu einem Webinar einladen, in dem wir weitere wichtige Bereiche detaillierter besprechen werden, wie zum Beispiel:

• Details zur Vorregistrierung des Mitarbeiters ab 1. 7. 2026
• Struktur von JMHZ, zulässige und unzulässige Einreichungsfehler
• Einreichung von JMHZ-Meldungen bei mehreren Lohnbuchhaltungsstellen
• Verstöße und Sanktionen
• Vorausgefüllte Steuererklärung im JMHZ-System
• Änderungen der Steuergesetze, einschließlich Änderungen bei der Quellensteuer
  oder Lohnsteuerverwaltung

Wir möchten Sie daran erinnern, dass es für Arbeitgeber und Anbieter von Lohnabrechnungssoftware höchste Zeit ist, sich auf das sog. JMHZ-System vorzubereiten.

Die Einführung des JMHZ-Systems erfordert Vorbereitungen: Lohnbuchhalter/innen müssen die Daten in den Lohnabrechnungsprogrammen „reinigen“ und präzisieren und Arbeitgeber müssen neue Regeln für die Übermittlung von Dokumenten festlegen. Anfangs wird diese Umstellung mehr Arbeit und möglicherweise auch etwas Nervosität mit sich bringen.