EUDR in der Praxis: Wie sind die Sorgfaltspflichten in der Lieferkette richtig einzustellen

Die EU-Verordnung zur Abholzung (EUDR) führt neue Sorgfaltspflichten (due diligence) für Unternehmen ein, die mit ausgewählten Warengruppen und Produkten arbeiten. In der Praxis bedeutet dies, dass relevante Produkte nur dann auf den EU-Markt gebracht oder aus der EU exportiert werden dürfen, wenn das Unternehmen nachweist, dass sie die Anforderungen gemäß der EUDR-Verordnung erfüllen und durch entsprechende Dokumente unterstützt sind. Die Sorgfaltspflicht wird somit zu einem entscheidenden Prozess, der nicht nur durchgeführt, sondern auch nachweislich dokumentiert werden muss.

Sorgfaltspflichten nach der EUDR-Verordnung (due diligence)

1) Verpflichtung, Informationen über Warenartikel/Produkte und Lieferketten zu sammeln und zu überprüfen

Diese sind insbesondere:

• Identifikation des Produkts, seine Klassifizierung (Handelsname, Typ)
  sowie Mengenangaben,
• Produktionsland und weitere relevante Informationen zur Herkunft,
• Geolokalisierungsdaten zum Produktionsort (z.B. Koordinaten des Grundstücks),
  an denen die Warengruppe produziert wurde,
• Daten über Lieferanten und Geschäftsverbindungen in der Kette,
• Informationen, dass relevante Produkte keine Abholzung verursachen,
• Informationen, dass die relevanten Waren gemäß der einschlägigen Gesetzgebung des Produktionslandes hergestellt wurden (relevante Gesetzgebung des Produktionslandes betreffen z.B.: Landnutzungsrecht, Umweltschutz, Forstrecht, Arbeitsrecht, Menschenrechte, steuerliche und handelsbezogene Vorschriften, die für die Produktion relevant sind, usw.).

2) Verpflichtung zur Bewertung des Herkunftsrisikos von Warengruppen und Produkten

Im Rahmen des Due-Diligence-Systems sind die Unternehmen verpflichtet, die gesammelten Informationen und relevanten Dokumente zu überprüfen und zu analysieren.
Das Unternehmen muss daher beurteilen, ob ein Risiko besteht, dass das Produkt:

• die Anforderungen gemäß der EUDR-Verordnung nicht erfüllt,
• eine unklare Herkunft hat,
• oder mit einem höheren Risiko in der Lieferkette verbunden ist.

Als Ergebnis muss eine Entscheidung darüber sein, ob das Risiko vernachlässigbar ist oder ob weitere Maßnahmen erforderlich sind. Umfang und Tiefe der Risikobewertung können je nach Risikokategorie des Produktionslandes gemäß der EU-Klassifizierung variieren. 

3) Verpflichtung, Risikominderungsmaßnahmen zu ergreifen

Wenn das Risiko nicht als vernachlässigbar eingeschätzt werden kann, muss das Unternehmen angemessene Maßnahmen ergreifen, um das Risiko zu verringern, was unter anderem umfassen kann:

• Einholung von zusätzlichen Informationen, Daten oder Dokumenten,
• Durchführung unabhängiger Untersuchungen oder Prüfungen,
• weitere Maßnahmen zu den Anforderungen an Informationen zu Warengruppen/Produkten und Lieferketten zu ergreifen.

Die Unternehmen müssen ihre Entscheidungen zu Risikominderungsverfahren und
Maßnahmen ordnungsgemäß dokumentieren, diese regelmäßig (mindestens einmal im Jahr) überprüfen und auf Anforderung den zuständigen Behörden zur Verfügung stellen.

Ohne Reduzierung des Risikos auf ein vernachlässigbares Maß ist es nicht möglich, ein Produkt auf den EU-Markt zu bringen oder aus der EU zu exportieren.

4) Verpflichtung zur Einreichung einer Due-Diligence-Erklärung (due diligence statement)

Nach Durchführung der Sorgfaltspflichten muss das Unternehmen eine Due-Diligence-Erklärung über das EU-Informationssystem einreichen. Die Erklärung bestätigt Folgendes:

• es wurde eine gebührende Sorgfalt durchgeführt,
• das Produkt erfüllt die Anforderungen der EUDR-Verordnung,
• und das Risiko wurde als vernachlässigbar eingeschätzt.

5) Verpflichtung, ein Due-Diligence-System einzurichten und aufrechtzuerhalten

EUDR geht davon aus, dass das Unternehmen ein internes System eingestellt hat, das Folgendes umfasst:

• klare Sorgfalt/Due-Diligence-Verfahren und Maßnahmen (und deren regelmäßige Aktualisierungen),
• interne Kontrollen des Due-Diligence-Systems,
• Berichterstattung über das Due-Diligence-System (ohne Klein- und Mittelunternehmen/KMU).

6) Verpflichtung, Dokumentationen aufzubewahren und zur Kontrolle bereit zu sein

Das Unternehmen muss die relevanten Unterlagen für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren und in der Lage sein, sie den Aufsichtsbehörden vorzulegen.
Dazu gehören insbesondere:

• Dokumente für die durchgeführte Sorgfaltspflicht,
• Informationen zu Herkunft, Geolokalisierung und Risiken,
• ergriffene Minderungsmaßnahmen,
• Bestätigung der Einreichung von Erklärungen in das EU-System.

Was wir den Unternehmen empfehlen

Die Durchführung der Sorgfaltspflicht bedeutet in der Praxis die Kombination von:
Arbeit mit Daten, der Lieferkette, internen Kontrollen und Meldepflicht/Berichterstattung. Unternehmen, die frühzeitig mit der Durchführung der Sorgfaltspflicht beginnen, verringern die regulatorischen und operativen Risiken im Zusammenhang mit der Markteinführung von Produkten auf dem EU-Markt erheblich.

Grant Thornton kann Ihnen helfen, einen vollständigen EUDR-Due-Diligence-Rahmen einzuführen, einschließlich des laufenden Aktualisierungsprozesses, und kann Ihnen auch bei Unterstützung für spezifische Bereiche der EUDR-Due-Diligence behilflich sein:

• Einstellung eines internen Datenerfassungs- und Bewertungssystems (einschließlich Geolokalisierungs- und Rechtsdaten usw.),
• Risikoanalyse von Informationen und Dokumentation relevanter Warengruppen und Produkte,
• Entwurf und Umsetzung von Minderungsmaßnahmen für Produkte, die von der Nichtübereinstimmung mit der EUDR-Verordnung bedroht sind,
• Sicherstellung interner Kenntnisse und Verantwortlichkeit durch die Umsetzung interner Richtlinien sowie die Schulung von Management und Schlüsselteams.