EUDR v praxi: Jak správně nastavit náležitou péči v dodavatelském řetězci

Nařízení EU proti odlesňování (EUDR) zavádí pro firmy pracující s vybranými komoditami a výrobky nové povinnosti v oblasti náležité péče (due diligence). V praxi to znamená, že relevantní produkty bude možné uvést na trh EU nebo je z EU vyvézt pouze tehdy, pokud firma prokáže, že splňují požadavky EUDR a jsou podloženy odpovídající dokumentací. Náležitá péče se tak stává klíčovým procesem, který musí být nejen proveden, ale také průkazně doložen.

Povinnosti v rámci náležité péče dle EUDR:

1) Povinnost shromáždit a ověřit informace o komoditě/produktu a dodavatelském řetězci

Jde zejména o:

• Identifikaci produktu, jeho zařazení (obchodní název, druh) a informace o množství.
• Zemi produkce a další relevantní informace o původu.
• Geolokační údaje o místě produkce (např. souřadnice pozemku), kde byla komodita vyprodukována.
• Údaje o dodavateli a obchodních článcích v řetězci.
• Informace o tom, že relevantní produkty nezpůsobují odlesňování.
• Informace o tom, že relevantní komodity byly vyprodukovány v souladu s příslušnými právními předpisy země produkce (relevantní právní předpisy země produkce se týkají například: právo užívání půdy, ochranu životního prostředí, lesní právo, pracovní právo, lidská práva, daňové a obchodní předpisy relevantní pro produkci ad.).

2) Povinnost posoudit riziko o původu komodit a produktů

V rámci systému náležité péče jsou subjekty povinny ověřit a analyzovat shromážděné informace a relevantní dokumentaci. Firma tak musí posoudit, zda existuje riziko, že produkt:

• nesplňuje požadavky EUDR,
• má nejasný původ,
• nebo je spojen s vyšší mírou rizika v dodavatelském řetězci.

Výsledkem musí být rozhodnutí, zda je riziko zanedbatelné, nebo zda je potřeba přijmout další opatření. Rozsah a hloubka posouzení rizik se může lišit v závislosti na rizikové kategorii země produkce podle klasifikace EU.

3) Povinnost přijmout opatření ke zmírnění rizik

Pokud nelze riziko vyhodnotit jako zanedbatelné, musí firma přijmout přiměřená opatření ke snížení rizika, která mohou zahrnovat:

• vyžádání dodatečných informací, údajů nebo dokumentů,
• provedení nezávislých průzkumů nebo auditů,
• přijetí jiných opatření týkajících se požadavků na informace o komoditě/produktu a dodavatelském řetězci.

Subjekty musí svá rozhodnutí týkající se postupů a opatření ke zmírnění rizik řádně dokumentovat, pravidelně (nejméně jednou ročně) je přezkoumávat a na vyžádání je zpřístupnit příslušným orgánům.

Bez snížení rizika na zanedbatelnou úroveň není možné produkt uvést na trh EU nebo jej vyvézt.

4) Povinnost podat prohlášení o náležité péči (due diligence statement)

Po provedení náležité péče musí firma podat prohlášení o náležité péči prostřednictvím EU informačního systému. Prohlášení potvrzuje, že:

• byla provedena náležitá péče,
• produkt splňuje požadavky EUDR,
• a riziko bylo vyhodnoceno jako zanedbatelné.

5) Povinnost zavést a udržovat systém náležité péče

EUDR předpokládá, že firma bude mít nastavený interní systém, který zahrnuje:

• jasné postupy a opatření výkonu náležité péče (a jejich pravidelné aktualizace),
• interní kontroly systému náležité péče,
• podávání zpráv o systému náležité péče (mimo malé a střední podniky).

6) Povinnost uchovávat dokumentaci a být připraven na kontrolu

Firma musí uchovávat relevantní dokumentaci po stanovenou dobu a být schopna ji předložit kontrolním orgánům. To zahrnuje zejména:

• podklady k provedené náležité péči,
• informace o původu, geolokaci a rizicích,
• přijatá mitigující opatření,
• potvrzení o podání prohlášení do systému EU.

Co firmám doporučujeme

Provedení náležité péče v praxi znamená kombinaci práce s daty, dodavatelským řetězcem, interními kontrolami a povinným reportingem. Firmy, které začnou s nastavením náležité péče včas, si výrazně sníží regulatorní i provozní rizika spojená s uváděním produktů na trh EU.

Grant Thornton vám může pomoci s nastavením kompletního EUDR due diligence rámce včetně postupu jeho průběžné aktualizace, stejně jako s dílčí podporou zaměřenou na konkrétní oblasti náležité péče EUDR:

• Nastavení interního systému sběru a vyhodnocení dat (vč. geolokačních a právních údajů, apod.).
• Riziková analýza informací a dokumentace relevantních komodit a produktů.
• Návrh a implementace mitigujících opatření u produktů, u kterých existuje riziko nesouladu s EUDR.
• Zajištění interních znalostí a odpovědností prostřednictvím zavedení interních směrnic a provedení školení managementu a klíčových týmů.