Wie sollte man die Buchhaltung einer grenzüberschreitenden Niederlassung richtig führen, Wechselkursumrechnungen einrichten und deren Daten mit der Buchhaltung des Gründers verbinden.
Eine Zweigniederlassung (Organisationseinheit) – heute schon offiziell eine "Zweigstelle" – ist eine der Möglichkeiten, wie eine Unternehmung im Ausland aufzunehmen, ohne eine selbständige Tochtergesellschaft gründen zu müssen. Möchte ein ausländisches Unternehmen seine Dienstleistungen in der Tschechischen Republik anbieten? Eine der Möglichkeiten ist, eine Niederlassung zu errichten. Expandiert ein tschechisches Unternehmen beispielsweise in die Slowakei oder nach Deutschland? Die gleiche Möglichkeit gibt es auch in entgegengesetzter Richtung.
Die Buchhaltung einer solchen Niederlassung hat jedoch ihre eigenen Besonderheiten. Es ist notwendig, ihre Buchhaltungsdaten korrekt in der Buchhaltung des Gründers zu erfassen und sich dabei mit unterschiedlichen Buchungsregeln und möglicherweise unterschiedlichen Währungen auseinanderzusetzen. Bevor wir jedoch mit der Buchung selbst beginnen, ist es ratsam, mehrere rechtliche Grundlagen zu kennen, auf denen die gesamte Problematik basiert.
Rechtliche Grundlage einer Zweigstelle
Was ist eine Zweigniederlassung und warum wird sie so genannt?
Das Zivilgesetzbuch legt die Terminologie wie folgt fest: Die Grundlage ist ein Betrieb als ein organisierter Vermögenskomplex, der vom Unternehmer geschaffen wurde und dazu dient, seine Tätigkeiten nach seinem Willen auszuführen. Der Teil des Betriebs, der wirtschaftliche und funktionale Unabhängigkeit zeigt und den der Unternehmer als eine Niederlassung bezeichnet hat, wird als „Niederlassung“ genannt. Wenn eine solche Niederlassung im Handelsregister eingetragen ist, handelt es sich um eine Zweigstelle (§ 502 und § 503 Zivilgesetzbuch/BGB-cz).
In der Praxis wird stets der ältere Begriff "Zweigniederlassung (organisatorische Einheit)" verwendet, der auch in der Buchhaltung und Steuerpraxis häufig von den Unternehmen selbst vorkommt.
Eine Zweigstelle hat keine eigene Rechtspersönlichkeit. Sie ist ein Teil des Unternehmers, der sie errichtet hat, und hat daher beispielsweise kein eigenes Stammkapital wie eine unabhängige Handelskorporation. Der Träger von Rechten und Pflichten bleibt ihr Gründer – egal ob es sich um eine inländische oder ausländische Person handelt. Eine Zweigstelle kann von einer juristischen sowie von einer natürlichen Person – einem Unternehmer – errichtet werden.
Eintragung im Register und Leiter einer Zweigstelle
Eine Zweigstelle wird gemäß dem Gesetz über öffentliche Register juristischer und natürlicher Personen im Handelsregister registriert, wobei die Eintragungsvoraussetzungen je danach variieren, ob es sich um Zweigstelle einer inländischen oder einer ausländischen Person handelt.
Eine Zweigstelle wird von einem Leiter geführt, der berechtigt ist, den Unternehmer ab dem Zeitpunkt der Registrierung in allen Angelegenheiten der Zweigstelle zu vertreten. In der Praxis können auch mehrere Leiter gleichzeitig eingetragen werden.
Wenn ein tschechisches Unternehmen eine Niederlassung im Ausland errichtet, muss es auch die Regeln des Gastlandes einhalten. Daher können die Registrierungs- und andere damit verbundene Verpflichtungen von Land zu Land unterschiedlich sein.
Eine Zweigstelle ist nicht dasselbe wie eine (dauerhafte) Betriebsstätte
Es ist notwendig, zwei weitere Begriffe von der Zweigstelle zu unterscheiden, mit denen sie üblicherweise verwechselt wird. Eine Betriebsanlage nach dem Gewerbegesetz ist eine Räumlichkeit, in der ein Gewerbe betrieben wird. Eine Betriebsstätte hingegen ist ein Steuerbegriff, der nach dem Einkommensteuergesetz und in grenzüberschreitenden Fällen auch nach dem einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommen beurteilt wird.
Daher bedeutet die Errichtung einer Zweigstelle an sich nicht automatisch die Entstehung einer Betriebsstätte. Ebenso kann eine Betriebsstätte ohne eine formell eingetragene Zweigstelle entstehen. Beide Fragen müssen getrennt beurteilt werden.
Unabhängig davon wird auch das Vorhandensein einer Betriebsanlage für Mehrwertsteuerzwecke beurteilt, die sich an eigenen Regeln richtet.
Buchführung einer Zweigniederlassung (Schritt-für-Schritt)
Zwei Situationen, zwei verschiedene Buchhaltungssysteme
In der Praxis ist es notwendig, zwei grundlegende Situationen zu unterscheiden
Hat ein tschechisches Unternehmen eine Zweigstelle im Ausland, ist es dennoch eine einzige Rechnungseinheit, die die Buchhaltung für das Unternehmen als Ganzes gemäß dem Rechnungslegungsgesetz führt. Daher müssen die Aktivitäten einer ausländischen Niederlassung ordnungsgemäß und kontinuierlich in die Buchhaltung des tschechischen Gründers einbezogen werden.
Ist hingegen eine ausländische Person über eine Zweigstelle in der Tschechischen Republik unternehmerisch tätig, gilt als Rechnungseinheit - gemäß § 1 Abs. 2 Buchst. b) des RLG-Gesetzes unter festgelegten Bedingungen - eine ausländische Person, und nicht die Zweigstelle selbst. Die über eine tschechische Zweistelle ausgeübte Tätigkeit muss in einer gemäß den tschechischen Buchungsvorschriften geführten Buchhaltung erfasst werden.
In beiden Fällen ist es auch notwendig, die Verpflichtungen des Landes zu beachten, in dem die Niederlassung tätig ist. Ihr Umfang kann von Land zu Land variieren, was einer der Gründe ist, warum die Buchungserfassung für ausländische Niederlassungen komplizierter ist.
Eine ausländische Zweigstelle eines tschechischen Unternehmens wird dabei in die Buchhaltung des Gründers nicht als Tochtergesellschaft konsolidiert/eingegliedert. Ihre Transaktionen sind Teil der Buchführung des Gründers. Zur internen Überwachung der Verhältnisse zwischen der Zentrale und der Niederlassung können Verbindungs- oder unternehmensinterne Verrechnungskonten genutzt werden. Ihre Salden müssen regelmäßig abgestimmt und bei der Erstellung der gesamten Buchhaltung des Unternehmens ordnungsgemäß abgeglichen werden, damit die ausgewiesenen Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Kosten oder Erträge nicht verzerrt dargestellt sind.
Wie die Daten der Niederlassung in die Buchhaltung des Gründers zu erfassen
In der Praxis können zwei grundlegende Ansätze verwendet werden.
Die erste Möglichkeit besteht darin, die Buchhaltung parallel zu führen. Die Niederlassung führt eine nach lokalen Regeln vorgeschriebene Buchhaltung, und der Gründer erfasst gleichzeitig ihre Aktivitäten in seiner Buchhaltung, zum Beispiel über eine separate Kostenstelle oder analytische Aufzeichnungen. Der Vorteil ist eine fortlaufende Übersicht und eine bessere Kontrolle über die Wirtschaftsführung der Niederlassung. Der Nachteil ist die höhere administrative Ansprüchigkeit und die Notwendigkeit, die Unterschiede zwischen den Buchhaltungsregeln beider Länder zu berücksichtigen.
Die zweite Möglichkeit besteht darin, lokale Buchungserfassung einer Niederlassung im Ausland zu führen und ihre Daten nachfolgend regelmäßig in die Buchhaltung des tschechischen Gründers zu übertragen. Zum Beispiel ist es möglich, einzelne Posten aus dem Hauptbuch oder den aggregierten Gesamtumsatz einzelner Konten zu übertragen. Dieser Ansatz kann die Verwaltungsbelastung verringern, erfordert jedoch gut festgelegte Regeln für den Datentransfer und die Arbeit mit einer Fremdwährung.
Wechselkurse als eines der Hauptrisiken
Werden die lokalen Aufzeichnungen der Niederlassung in einer anderen Währung als der Buchhaltung des Gründers geführt, ist es notwendig, die Umrechnungsmethode richtig festzulegen.
Das Rechnungslegungsgesetz regelt die Umrechnung von Fremdwährungsvermögen und
-verbindlichkeiten, bietet jedoch keinen einfachen universellen Leitfaden für die Übertragung der gesamten Buchungserfassung einer ausländischen Niederlassung. In der Praxis ist es daher notwendig, die Art einzelner Posten und deren Bewertungszeitpunkt zu berücksichtigen. Beispielsweise Anlagevermögen, Forderungen und Verbindlichkeiten oder Kosten- und Ertragskonten können einen anderen Ansatz erfordern.
Die gewählte Methodik muss die Anforderungen des Rechnungslegungsgesetzes einhalten, zu einer wahrheitsgetreuen Darstellung führen und muss konsequent angewendet werden.
Deshalb ist es wichtig, das gesamte Verfahren – die Wahl der Wechselkurse, die Methode der Datenübertragung und die Regeln für die gegenseitige Abrechnung – in einer innerbetrieblichen Richtlinie festzuhalten. Eine einheitlich festgelegte Methodik verringert das Risiko, dass dieselben Buchungsfälle in einzelnen Perioden unterschiedlich erfasst werden.
Worauf sollte man in der Praxis achten
Bei der Buchführung für eine Zweigstelle ist es besonders ratsam:
- richtig festzustellen, ob es sich um ein tschechisches Unternehmen mit einer ausländischen Niederlassung handelt oder um eine ausländische Person, die über eine Zweigstelle in der Tschechischen Republik unternehmerisch tätig ist,
- eine Zweigstelle nicht mit einer ständigen Betriebsstätte oder einer Niederlassung zu Mehrwertsteuerzwecken zu verwechseln,
- Regeln für die Übertragung von Buchungsdaten und für die Arbeit mit Fremdwährungen festzulegen,
- die verwendeten Verfahren in einer internen Richtlinie festzulegen,
- die innerbetrieblichen Verhältnisse zwischen dem Gründer und der Niederlassung regelmäßig abzustimmen.
Eine Zweigstelle ist eine der Möglichkeiten, die Unternehmung über die Grenzen hinaus zu erweitern, ohne eine eigenständige Tochtergesellschaft gründen zu müssen. Aus buchhalterischer Sicht ist es entscheidend, die Verbindung der lokalen Buchungsevidenz mit der Buchhaltung des Gründers, die Arbeit mit Währungen und die Kontrolle der übertragenen Daten korrekt festzulegen. Klar definierte und konsequent angewandte Regeln können die laufende Buchführung sowie die anschließende Erstellung von Abschlüssen erheblich erleichtern.
Fazit
Wenn Sie erwägen, eine Zweigstätte in der Tschechischen Republik oder im Ausland zu errichten, oder wenn Sie bereits eine Zweigstätte betreiben und Beratung zur korrekten Gestaltung der Buchhaltungsverfahren benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren
