Jak správně vést účetnictví přeshraniční pobočky, nastavit kurzové přepočty a propojit její data s účetnictvím zřizovatele.
Organizační složka – dnes už oficiálně „odštěpný závod“ – představuje jednu z možností, jak začít podnikat v zahraničí bez založení samostatné dceřiné společnosti. Zahraniční firma chce nabízet své služby v Česku? Jednou z cest je zřízení pobočky. Česká firma expanduje například na Slovensko nebo do Německa? Stejná možnost se nabízí i v opačném směru.
Účtování takové pobočky má ale svá specifika. Je potřeba správně promítnout její účetní data do účetnictví zřizovatele a vypořádat se přitom s rozdílnými účetními pravidly a případně i různými měnami. Než se ale pustíme do samotného účtování, je vhodné znát několik právních základů, na kterých celá problematika stojí.
Právní základy odštěpného závodu
Co je vlastně organizační složka a proč se jí říká jinak
Občanský zákoník staví terminologii následovně: základem je závod jako organizovaný soubor jmění, který podnikatel vytvořil a který z jeho vůle slouží k provozování jeho činnosti. Část závodu, která vykazuje hospodářskou a funkční samostatnost a o které podnikatel rozhodl, že bude pobočkou, se nazývá pobočka. Je-li taková pobočka zapsána do obchodního rejstříku, jedná se o odštěpný závod (§ 502 a § 503 občanského zákoníku).
V praxi se stále používá také starší pojem „organizační složka“, s nímž se lze běžně setkat v účetní a daňové praxi i u samotných firem.
Odštěpný závod nemá vlastní právní osobnost. Je součástí podnikatele, který jej zřídil, a nemá tedy například vlastní základní kapitál jako samostatná obchodní korporace. Nositelem práv a povinností zůstává jeho zřizovatel – ať už jde o tuzemskou, nebo zahraniční osobu. Odštěpný závod přitom může zřídit právnická i fyzická osoba – podnikatel.
Zápis do rejstříku a vedoucí odštěpného závodu
Odštěpný závod se zapisuje do obchodního rejstříku podle zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, přičemž náležitosti zápisu se liší podle toho, zda jde o odštěpný závod tuzemské, nebo zahraniční osoby.
V čele odštěpného závodu stojí vedoucí, který je od okamžiku zápisu oprávněn zastupovat podnikatele ve všech záležitostech týkajících se odštěpného závodu. V praxi může být zapsáno i více vedoucích současně.
Zřídí-li česká společnost pobočku v zahraničí, musí současně respektovat pravidla hostitelského státu. Registrační a další související povinnosti se proto mohou v jednotlivých zemích lišit.
Odštěpný závod není totéž co stálá provozovna
Od odštěpného závodu je potřeba odlišovat dva další pojmy, se kterými bývá zaměňován. Provozovna podle živnostenského zákona je prostor, ve kterém je živnost provozována. Stálá provozovna je naproti tomu daňovým pojmem, který se posuzuje podle zákona o daních z příjmů a v přeshraničních případech také podle příslušné smlouvy o zamezení dvojího zdanění.
Zřízení odštěpného závodu proto samo o sobě neznamená vznik stálé provozovny. Stejně tak může stálá provozovna vzniknout bez formálně zapsaného odštěpného závodu. Obě otázky je nutné posuzovat samostatně.
Nezávisle na tom se posuzuje také existence provozovny pro účely DPH, která se řídí vlastními pravidly.
Účtování organizační složky krok za krokem
Dvě situace, dva rozdílné účetní režimy
V praxi je potřeba rozlišovat dvě základní situace.
Pokud má česká společnost odštěpný závod v zahraničí, jde stále o jedinou účetní jednotku, která vede účetnictví za společnost jako celek podle zákona o účetnictví. Činnost zahraniční pobočky proto musí být řádně a průběžně zahrnuta do účetnictví českého zřizovatele.
Pokud naopak zahraniční osoba podniká v České republice prostřednictvím odštěpného závodu, je podle § 1 odst. 2 písm. b) zákona o účetnictví za stanovených podmínek účetní jednotkou zahraniční osoba, nikoli samotný odštěpný závod. Činnost vykonávaná prostřednictvím českého odštěpného závodu musí být zachycena v účetnictví vedeném podle českých účetních předpisů.
V obou případech je současně nutné respektovat povinnosti státu, ve kterém pobočka působí. Jejich rozsah se může v jednotlivých zemích lišit, což je jedním z důvodů, proč bývá účetní zachycení zahraniční pobočky složitější.
Zahraniční odštěpný závod české společnosti se přitom do účetnictví zřizovatele nekonsoliduje jako dceřiná společnost. Jeho transakce jsou součástí účetnictví zřizovatele. Pro interní sledování vztahů mezi centrálou a pobočkou lze využít spojovací nebo vnitropodnikové zúčtovací účty. Jejich zůstatky je nutné pravidelně odsouhlasovat a při sestavení účetnictví za společnost jako celek správně vypořádat, aby nedocházelo ke zkreslení vykázaných aktiv, pasiv, nákladů nebo výnosů.
Jak dostat data pobočky do účetnictví zřizovatele
V praxi lze využít dva základní přístupy.
První možností je souběžné vedení účetnictví. Pobočka vede účetní evidenci potřebnou podle místních pravidel a zřizovatel současně zachycuje její činnost ve svém účetnictví, například prostřednictvím samostatného střediska nebo analytické evidence. Výhodou je průběžný přehled a lepší kontrola nad hospodařením pobočky. Nevýhodou je vyšší administrativní náročnost a potřeba zohlednit rozdíly mezi účetními pravidly obou zemí.
Druhou možností je vést lokální účetní evidenci pobočky v zahraničí a její data následně pravidelně přenášet do účetnictví českého zřizovatele. Převádět lze například jednotlivé položky z hlavní knihy nebo agregované obraty jednotlivých účtů. Tento přístup může snížit administrativní náročnost, vyžaduje však dobře nastavená pravidla převodu dat a práce s cizí měnou.
Kurzy jako jedno z hlavních úskalí
Pokud je lokální evidence pobočky vedena v jiné měně, než je měna účetnictví zřizovatele, je potřeba správně nastavit způsob přepočtu.
Zákon o účetnictví upravuje přepočet cizoměnového majetku a závazků, neposkytuje však jednoduchý univerzální návod pro převod celé účetní evidence zahraniční pobočky. V praxi je proto nutné zohlednit povahu jednotlivých položek a okamžik jejich ocenění. Odlišný přístup může vyžadovat například dlouhodobý majetek, pohledávky a závazky nebo nákladové a výnosové účty.
Zvolená metodika musí respektovat požadavky zákona o účetnictví, vést k věrnému a poctivému obrazu a být používána konzistentně.
Právě proto je důležité mít celý postup – volbu kurzů, způsob přenosu dat i pravidla pro vzájemné zúčtování – zachycený ve vnitropodnikové směrnici. Jednotně nastavená metodika omezuje riziko, že budou stejné účetní případy v jednotlivých obdobích zachycovány rozdílným způsobem.
Na co si dát pozor v praxi
Při účtování odštěpného závodu je vhodné především:
- správně určit, zda jde o českou společnost se zahraniční pobočkou, nebo zahraniční osobu podnikající v České republice prostřednictvím odštěpného závodu,
- nezaměňovat odštěpný závod se stálou provozovnou ani provozovnou pro účely DPH,
- nastavit pravidla pro převod účetních dat a práci s cizími měnami,
- upravit používané postupy ve vnitropodnikové směrnici,
- pravidelně odsouhlasovat vnitropodnikové vztahy mezi zřizovatelem a pobočkou,
Odštěpný závod představuje jednu z možností, jak rozšířit podnikání za hranice bez založení samostatné dceřiné společnosti. Z účetního pohledu je klíčové především správně nastavit propojení lokální evidence s účetnictvím zřizovatele, práci s měnami a kontrolu převáděných dat. Jasně stanovená a konzistentně používaná pravidla mohou výrazně usnadnit běžné účtování i následné sestavení účetní závěrky.
Závěr
Pokud zvažujete zřízení odštěpného závodu v České republice nebo v zahraničí, případně již odštěpný závod provozujete a potřebujete poradit se správným nastavením účetních postupů, neváhejte nás kontaktovat.
