Pošlete papír, dostanete pokutu aneb Pět pravidel elektronické komunikace se státem

1. Musím se státem komunikovat výhradně elektronicky?

Obecně se státem nemusíte komunikovat výhradně elektronicky. V určitých případech může být stanovena povinnost komunikovat elektronicky (nikoliv ovšem výhradně datovou schránkou) speciálním procesním předpisem. Typickým příkladem je komunikace se správcem daně při podání daňového přiznání, kdy ale vedle datové schránky lze využít elektronické podání na Daňovém portále.

2. Co mi hrozí, když tak neučiním? A to nejen v souvislosti s daňovým přiznáním, ale i ostatními úkony (např. přihláška potomka k zápisu do školy)?

V případě, že nebude dodržena stanovená forma, hrozí Vám pokuta. Protože ale elektronická forma (nebo povinnost zasílat písemnosti datovou schránkou) není stanovena univerzálně pro veškerou komunikaci s orgány veřejné moci, liší se sankce dle jednotlivých typů komunikace. Pro daňové přiznání například platí, že v případě nedodržení elektronické formy hrozí pokuta ve výši 1 000,- Kč, která může být zvýšena až na 50 000,- Kč, pokud neodstranění vady podání závažně ztěžuje správu daní (§ 247a odst. 2 daňového řádu), před vyměřením pokuty Vás ale správce daně vyzve k nápravě vady.

3. Musí se mnou stát komunikovat výhradně elektronicky?

Ano, orgány veřejné moci mají povinnost primárně doručovat do zpřístupněných datových schránek. Do datové schránky ale úřady nemusí dokument doručit, pokud to povaha dokumentu neumožní, anebo se dokument doručuje veřejnou vyhláškou nebo přímo na místě. V ojedinělých případech tedy zákon může dávat přednost doručování poštou. Naopak finanční úřady a soudy Vám do zpřístupněné datové schránky musí dokument doručit vždy.

4. Co mu hrozí za to, když tak neučiní? Aktivní datové schránky mám dvě, přesto se mnou například úřad okresního města komunikuje tak, že mi pošle dopis "na občanku".

Orgány veřejné moci tuto povinnost opakovaně porušují (viz například vyjádření ombudsmanky zde). Upozorňujeme ale, že pokud dokument převezmete, považuje se za řádně doručený. České soudy totiž stanovily, že písemnost je řádně doručena i tehdy, kdy je doručována prostřednictvím pošty a adresát ji převezme, i když správně měla být písemnost doručována do datové schránky.

5. Jak postupovat, když stát nedodržuje, co má? A co mu za to hrozí?

Pokud se s dokumentem zaslaným poštou neseznámíte, ale úřad ho bude považovat za doručený, a navíc s jeho doručením budou vázány právní důsledky, zažádejte nejprve úřad, který rozhodnutí vydal, o jeho zrušení. Dále je také možné vznést u příslušného ministerstva nárok na náhradu škody, pokud vám byla úřadem zrušeným rozhodnutím způsobena (náhrada škody způsobené nesprávným úředním postupem). Lze tedy nepřevzít papírovou obálku a pokud by došlo k soudnímu sporu, doložit, že do datové schránky nebyla zpráva doručena (jak ostatně potvrzuje samo Ministerstvo vnitra ČR zde).

I kdyby vám písemnost byla doručena poštou a úřad měl povinnost podle zákona doručit ji do datové schránky, je doporučováno se s danou písemností seznámit a reagovat na její obsah. Až poté správní orgán žádejte, aby vám do budoucna doručoval výhradně do datové schránky. Opačný postup by mohl vyústit ve zrušení rozhodnutí daným úřadem, případně ve spor o náhradu škody, která by mohla nezákonným rozhodnutím vzniknout.