Od 1. července 2026 vstupuje v účinnost významná změna zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, která zásadně mění proces registrace zaměstnanců u České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ).
Nová úprava ukládá zaměstnavatelům povinnost oznámit nástup zaměstnance ještě před zahájením výkonu práce, nikoliv až po jeho vzniku, jak tomu bylo doposud. Změna se dotkne všech zaměstnavatelů bez ohledu na jejich velikost a bude vyžadovat úpravu interních HR a mzdových procesů.
Koho se nová povinnost týká?
Předběžná registrace se vztahuje na všechny osoby podléhající nemocenskému a sociálnímu pojištění, zejména na:
- zaměstnance v pracovním poměru,
- zaměstnance pracující na základě dohody o pracovní činnosti (DPČ),
- zaměstnance pracující na základě dohody o provedení práce (DPP),
- jednatele a členy statutárních orgánů pobírající odměnu za výkon funkce,
- české i zahraniční zaměstnance.
Registrace nově ještě před nástupem zaměstnance
Zaměstnavatel bude povinen přihlásit zaměstnance do evidence ČSSZ:
- nejdříve 8 kalendářních dnů před plánovanou první směnou,
- nejpozději den před jejím zahájením.
Pro splnění této povinnosti bude nutné znát přesné datum první skutečně odpracované směny již před vznikem pracovního poměru.
Dvoufázová registrace českých zaměstnanců
U občanů České republiky bude registrace probíhat ve dvou krocích.
1. Předregistrace
Před nástupem bude zaměstnavatel oznamovat zejména:
- jméno a příjmení,
- rodné příjmení,
- rodné číslo,
- místo narození,
- státní občanství,
- datum první plánované směny,
- variabilní symbol zaměstnavatele.
2. Doplnění údajů
Další zákonem požadované údaje bude možné doplnit do 8 dnů od skutečného nástupu zaměstnance.
Zahraniční zaměstnanci
U zahraničních zaměstnanců zákon žádnou dvoufázovou registraci nepřipouští. Veškeré identifikační údaje i požadované doklady musí být předloženy již při prvotním přihlášení.
V praxi to znamená, že zaměstnavatel musí mít před nástupem zaměstnance k dispozici kompletní dokumentaci včetně dokladů totožnosti, případně povolení k zaměstnání, zaměstnanecké karty nebo víza.
Rozhodující je první skutečně odpracovaná směna
Nová právní úprava rozlišuje tři různé okamžiky:
- podpis pracovní smlouvy,
- den nástupu uvedený v pracovní smlouvě,
- první skutečný výkon práce.
Pro splnění oznamovací povinnosti je rozhodující okamžik zahájení první směny, nikoliv datum podpisu smlouvy ani datum uvedené jako vznik pracovního poměru.
To může být důležité například tehdy, připadne-li datum nástupu na víkend nebo státní svátek. Pokud zaměstnanec začne skutečně pracovat až následující pracovní den, právě tento den představuje rozhodný okamžik pro registraci.
Praktický příklad
- podpis pracovní smlouvy: 19. 6. 2026
- vznik pracovního poměru: 1. 7. 2026
- první směna: 1. 7. 2026
Registraci lze provést nejdříve 23. 6. 2026 a nejpozději 30. 6. 2026.
Pokud by první směna připadla až na pozdější datum (například z důvodu víkendu), posouvá se odpovídajícím způsobem i registrační lhůta.
Co když zaměstnanec nenastoupí?
Pokud zaměstnanec nakonec do práce nenastoupí, musí zaměstnavatel tuto skutečnost oznámit ČSSZ do 8 dnů od plánovaného nástupu.
Jestliže se termín nástupu změní, bude nutné původní registraci zrušit a provést novou předregistraci s aktualizovaným datem první směny.
Jaké dokumenty bude vhodné připravit předem?
Pro hladký průběh registrace doporučujeme mít před nástupem zaměstnance připraveny zejména:
- vyplněný osobní dotazník,
- formulář zaměstnavatele k novému nástupu,
- pracovní smlouvu,
- mzdový výměr (je-li vydáván samostatně).
U zahraničních zaměstnanců dále:
- doklad totožnosti,
- průkaz zdravotního pojištění (je-li zaměstnanec již pojištěn v ČR),
- případně zaměstnaneckou kartu, povolení k zaměstnání nebo vízum.
Zaměstnavatelé budou muset upravit interní procesy
Nová legislativa významně zkracuje časový prostor mezi rozhodnutím o nástupu zaměstnance a splněním zákonné registrační povinnosti.
V praxi bude nezbytné:
- plánovat nástupy s dostatečným předstihem,
- znát přesné datum první směny,
- zajistit včasné předání kompletní nástupní dokumentace mezi HR, mzdovou účtárnou a externím zpracovatelem mezd,
- průběžně potvrzovat, zda zaměstnanec skutečně nastoupil.
Sankce za nesplnění povinností
Nedodržení registračních povinností může být kontrolními orgány posouzeno jako umožnění výkonu nelegální práce.
Zákon umožňuje uložit pokutu až:
- 3 000 000 Kč za umožnění výkonu nelegální práce,
- 100 000 Kč za nesplnění oznamovací povinnosti vůči ČSSZ.
Externí zpracování mezd vyžaduje ještě těsnější spolupráci
Nová legislativa klade výrazně vyšší nároky na koordinaci mezi zaměstnavatelem a externím zpracovatelem mezd. Pokud je mzdová agenda zajišťována outsourcingově, bude nezbytné nastavit efektivní předávání informací mezi personálním oddělením klienta a mzdovou účetní.
Personální oddělení bude muset zajistit, aby byly informace o plánovaných nástupech zaměstnanců, termínech první směny i veškerá nástupní dokumentace předávány mzdové účetní s dostatečným časovým předstihem. Pouze tak bude možné splnit zákonné lhůty pro registraci zaměstnanců u České správy sociálního zabezpečení.
Doporučujeme proto nastavit interní procesy tak, aby informace o nových nástupech byly externímu zpracovateli mezd předávány nejméně 2-3 pracovní dny před plánovanou první směnou zaměstnance. Stejně důležité je neprodleně informovat o změně termínu nástupu nebo o situaci, kdy zaměstnanec do zaměstnání vůbec nenastoupí.
Nová registrační pravidla tak nejsou pouze změnou zákonné povinnosti, ale současně zdůrazňují význam kvalitní komunikace mezi HR oddělením a mzdovou účtárnou. Včasná výměna informací bude klíčovým předpokladem pro bezchybné splnění zákonných povinností a eliminaci rizika sankcí.
