Problematiku cestovních náhrad upravuje zejména zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, v části sedmé. Dle zmocňovacího ustanovení, § 189 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zák. práce"), jako každoročně 1. ledna 2014 nabyly účinnosti dvě vyhlášky:

1. vyhláška č. 354/2013 Sb. o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2014,
2. vyhláška č. 435/2013 Sb. o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad.

Cestovními náhrady jsou zaměstnavatelem poskytovány na úhradu cestovních výdajů vzniklých při (blíže viz §152 zák. práce:)

1. pracovní cestě,
2. cestě mimo pravidelné pracoviště,
3. mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
4. přeložení,
5. dočasném přidělení,
6. přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
7. výkon práce v zahraničí.

Při pracovní cestě, cestě mimo pravidelné pracoviště a mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, zaměstnavatel poskytuje tyto cestovní náhrady (§156 zák. práce)

1. jízdních výdajů,
2. jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
3. výdajů za ubytování,
4. zvýšených stravovacích výdajů („stravné"),
5. nutných vedlejších výdajů.

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může zaměstnancům poskytovat i další cestovní náhrady, poskytuje-li je v souladu s § 152 zák. práce (viz výše).

Obecně platí, že cestovní náhrady přísluší v prokázané výši, citovaný zákoník práce zároveň upřesňuje minimální či maximální výši některých cestovních náhrad, a to odlišně pro podnikatelskou sféru a pro zaměstnavatele ve veřejných službách a správě („rozpočtová sféra"). Tyto limity jsou úzce spjaté s výše jmenovanými vyhláškami, neboť se týkají náhrad zvýšených stravovacích výdajů a náhrad jízdních výdajů. Změny pro rok 2014 si dovoluji znázornit do níže uvedené přehledové tabulky. Pro zaměstnavatele ve veřejných službách a správě jsou limity sazeb uvedené v tabulce závazné. Pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře platí tzv. pravidlo „co není zakázáno, je dovoleno", ovšem pokud zaměstnavatel vyplácí cestovní náhrady nad rámec uvedený pro „rozpočtovou sféru", částka, o níž je rámec překročen, se připočítá k základu pro daň z příjmů zaměstnance a zaměstnanec i zaměstnavatel z ní odvedou pojistné na zdravotní a sociální pojištění.

Zaměstnavatel je povinen při poskytování cestovních náhrad dodržovat základní zásady pracovněprávních vztahů, zejména pak dodržovat zásadu dobrých mravů, rovného zacházení se zaměstnanci a vyloučit jakoukoliv diskriminaci. Zaměstnanec se svých zákonných práv nemůže vzdát (tedy nemůže se vzdát cestovních náhrad). Zaměstnavatel je dále oprávněn a současně i povinen určit podmínky, které ovlivňují výši a rozsah cestovních náhrad.

Zaměstnancům činným na základě dohod konaných mimo pracovní poměr lze poskytnou cestovní náhrady, jen pokud toto právo bylo sjednáno a současně bylo dohodnuto i pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad. Pravidelné pracoviště nemusí být sjednáno u dohod o provedení práce vykonávající pracovní úkol v místě mimo obec bydliště (§ 155 zák. práce).

Spadá-li tuzemská pracovní cesta do 2 kalendářních dnů a je-li to pro zaměstnance výhodnější, dle § 163 zák. práce se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu.
Doby strávené mimo území České republiky (§ 170 zák. práce), které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. Doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítávají k době rozhodné pro tuzemské stravné.

Pokud bylo zaměstnanci během pracovní cesty (zahraniční i tuzemské) poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší mu stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu

1. 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
2. 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
3. 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Při zahraniční cestě může být zaměstnanci poskytnuto kapesné v cizí měně do výše 40 % stravného (výpočet se provádí z nezkráceného nároku stravného).

Za použití soukromého vozidla pro služební účely (na žádost zaměstnavatele) přísluší zaměstnanci základní náhrada za každý 1 km jízdy a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Cílem základní náhrady je kompenzovat opotřebení vozidla. Neprokáže-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty, použije se průměrná cena pohonných hmot (viz výše uvedená tabulka). Náhrada u osobního automobilu se vypočítá následovně: Náhrada na 1 km = 3,70 Kč + Průměrná spotřeba dle technického průkazu na 100 km/ 100 (§ 158 odst. 4 zák. práce) * Cena PHM.

V případě jakýchkoliv dotazů k výše uvedenému tématu jsme vám rádi k dispozici ke konzultaci či přímo kalkulaci konkrétních cestovních náhrad.

Petra Jandáková
petra.jandakova@fucik.cz