K 1. lednu 2013 vstoupila v účinnost novela zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty (dále „zákon o DPH“), která mimo jiné přinesla změny v úpravě daňových dokladů. O těchto změnách jsme Vás již podrobně informovali v předchozích číslech Finančního managementu (naposledy v č. 7). Od publikování těchto článků došlo v této věci k určitému vývoji, zejména k vydání nové metodické informace Generálním finančním ředitelstvím.

Metodická informace k pravidlům fakturace byla dlouho očekávanou záležitostí. Přislíbila ji důvodová zpráva k novele zákona o DPH. Publikována byla nakonec na konci března 2013. Text metodické informace lze nalézt na následujícím odkazu: http://cds.mfcr.cz/cps/rde/xbcr/cds/2013_Informace_GFR_k_fakturaci.PDF. Spolu s touto metodickou informací Generální finanční ředitelství zveřejnilo i odpovědi na některé časté dotazy. Ty lze nalézt na tomto linku: http://cds.mfcr.cz/cps/rde/xbcr/cds/2013_Fakturace-dotazy_na_web.PDF.

Generální finanční ředitelství hned v úvodu informace vymezuje, že cílem informace je problematika daňových dokladů po novele zákona o DPH zejména v kontextu ustanovení § 34 zákona o DPH, které explicitně definuje vlastnosti daňového dokladu. Informace zdůrazňuje, že daňový doklad s těmito vlastnostmi (až na některé výjimky – např. nárok na odpočet při pořízení zboží z jiného členského státu EU) je jednou ze základních podmínek pro uznatelnost daňového odkladu jako takového pro uplatnění nároku na odpočet.

Vlastnosti daňového dokladu a možné způsoby jejich zajištění

Podle ustanovení § 34 zákona o DPH u daňového dokladu musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty stanovení pro jeho uchování zajištěna:

• Věrohodnost původu daňového dokladu: vždy musí být zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje, nebo totožnost osoby, která daňový doklad oprávněně vystavila.
• Neporušenost obsahu daňového dokladu: skutečnost, že obsah daňového dokladu požadovaný podle zákona o DPH nebyl změněn.
• Čitelnost obsahu daňového dokladu:s obsahem daňového dokladu je možno se seznámit přímo nebo prostřednictvím technického zařízení.

Auditní stopa

Informace podrobněji upravuje způsob zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů, které vytvářejí spolehlivou auditní stopu mezi daňovým dokladem a daným plněním. Auditní stopa dokumentuje tok plnění v rámci plátce (účetní jednotky). Auditní stopa zahrnuje dostupné informace o transakci, účetní záznamy či dokumenty (např. objednávky, doklady o platbách, smlouvy, příjemky popř. výdejky materiálu apod.) a jejich vzájemnou provázanost.

Auditní stopa přestavuje vlastně i důkazní prostředky, že k plnění skutečně došlo.

Tyto doklady by měly být uchovány spolu s daňovým dokladem po celou dobu stanovenou pro uchování daňových dokladů. Dokumenty prokazující auditní stopu mohou být archivovány jak v elektronické, nebo listinné podobě.

Možné způsoby zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu v elektronické podobě

Auditní stopa je obecným způsobem prokázání věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu. Informace dále obsahuje další možnosti prokázání věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu v elektronické podobě:

Uznávaný elektronický podpis, uznávaná elektronická značka

Informace upozorňuje, že po celou dobu uchování daňového dokladu by mělo být možné ověřit prokazatelným způsobem platnost uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické značky v okamžiku podepsání daňového dokladu.

Elektronická výměna informací EDI a datové schránky

V této oblasti zejména informace zmiňuje, že EDI a datové schránky zajišťují pouze věrohodnost původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu v okamžiku předání daňového dokladu k odeslání vystavovatelem a dále při jeho příjmu příjemcem. Vlastnosti daňového dokladu však musí být zachovány po celou dobu uchování daňového dokladu. Proto informace upozorňuje, že musí být prokázána vazba mezi přenesenými daty/datovou zprávou a „použitým - vytištěným“ daňovým dokladem (auditní stopa). V případě datových schránek informace doporučuje uchovávat celé datové zprávy (nikoli pouze samotný doklad).

Časová razítka

Časová razítka zajišťují přiřazení aktuálního časového údaje k existujícím datům nebo informacím. Časové razítko zaručí, že určitá digitální informace (daňový doklad) existovala v daném okamžiku. Informace však upozorňuje na omezenou dobu platnosti časového razítka (přerazítkování či uložení do důvěryhodného úložiště).

Uložení dokumentu do důvěryhodného úložiště dokumentů

Informace zde zmiňuje podmínku, aby důvěryhodné úložiště splňovalo požadavky kladené zvláštními právními předpisy s ohledem na neměnnost a zabezpečení souboru proti neoprávněným změnám.

E-mailová komunikace

Informace upozorňuje, že u e-mailové komunikace nelze bez dalšího zajistit věrohodnost jeho původu. Tento způsob komunikace však může být součástí auditní stopy. Například zaslání elektronického daňového dokladu e-mailem z předem sjednané e-mailové adresy (např. fakturace@xyz.cz), kdy tento způsob zasílání daňových dokladů je upraven vzájemnou dohodou stran transakce.

Změna formátu daňového dokladu v elektronické podobě

Informace změnu formátu připouští, ale upozorňuje, že tato změna by měla být pouze ve formátu dokladu (nikoli obsahu). Klade důraz na to, aby tato změna byla zjistitelná.

Možné způsoby zajištění věrohodnosti původu a neporušenosti obsahu daňového dokladu v listinné podobě

Informace v této souvislosti zejména řeší tzv. „termoúčtenky“, samopropisovací papíry, doklady vytištěné barevnými inkousty apod. Informace upozorňuje, že neporušenost obsahu daňového dokladu nezajistí a doporučuje tento doklad převést do jiné formy (nebo například okopírovat).

Neporušenost obsahu daňového dokladu

Informace obsahuje doporučení, aby údaje běžně zaznamenávané na daňovém dokladu (např. údaje o předkontaci, o archivaci, razítka „došlo dne..“ apod.) by již nebyly doplňovány na daňový doklad z důvodu zachování neporušenosti obsahu daňového dokladu po celou dobu jeho uchování. Nicméně informace také obsahuje ubezpečení, že pokud budou přesto na daňový doklad doplněny údaje nad rámec povinných náležitostí daňového dokladu, přičemž obsah daňového dokladu požadovaný podle zákona o DPH doplněním těchto údajů zůstane nezměněn, bude takový daňový doklad považovaný za neporušený. Doplněné údaje však nesmí pozměňovat povinné náležitosti daňového dokladu a z dokladu musí být patrné, že jde o doplnění údajů oproti původnímu obsahu.

Forma souhlasu s použitím daňového dokladu v elektronické podobě

Zákon o DPH stanoví, že osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, musí souhlasit s použitím dokladu v elektronické podobě. Zákon formu udělení souhlasu dále neřeší a ponechává ji na účastnicích obchodní transakce. Metodická informace konkrétněji obsahuje, že souhlas lze udělit jakýmkoliv formálním či neformálním způsobem, přičemž může být udělen i tichý souhlas. Tichým souhlasem se rozumí například zaúčtování daňového dokladu. Dále je zde explicitně uvedeno, že správce daně nebude zpochybňovat udělení souhlasu s použitím daňového dokladu v elektronické podobě, pokud jej nezpochybní osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje.

Uchování listinných daňových dokladů v zahraničí

Informace připouští možnost uchovávat listinné daňové doklady mimo tuzemsko i po 1.1.2013, pokud uchovatel oznámí správci daně místo uchování daňových dokladů (jako doposud). Informace však upozorňuje, že uchovatel má povinnosti předložit na požádání správce daně v ČR k daňové kontrole či jiným postupům v rámci správy daní.

Metodická informace dále například řeší i problematiku konverze daňových dokladů mezi elektronickou a listinou formou atd.

S novelou zákona o DPH byla spojena velká očekávání zejména v souvislosti s vystavování elektronických daňových dokladů a uvolnění podmínek pro jejich použití. Tato očekávání však byla zchlazena přístupem finanční správy vyjádřeným v komentované informaci.

Informace klade velký důraz na zajištění spolehlivé auditní stopy. Doporučujeme proto prověřit současné kontrolní mechanismy a archivaci dokumentů použitelných jako spolehlivá auditní stopa.

V případě, že Vás toto téma zaujalo, jsme Vám k dispozici k případným konzultacím.

Štěpán Osička
Tým Tomáše Plešingra