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Elektronische Übermittlung von Dokumenten an mitarbeiter Gemäss der Arbeitsgesetzesänderung

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Die Novelle des Arbeitsgesetzbuches brachte eine lang erwartete Aktualisierung der Bestimmungen über die Übermittlung von Dokumenten zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit sich. Arbeitgeber mit vielen Arbeitnehmern, die bereits vor der Gesetzesänderung stark auf elektronische Kommunikation setzten – und in Rechtsunsicherheit lebten – warteten ungeduldig auf diese Neuerung.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Neuigkeiten im Bereich der Übermittlung vom Arbeitgeber an Arbeitnehmer vor.

An Mitarbeitern in einem speziellen Modus übermittelte Dokumente

Durch die Gesetzesänderung wird die Art der elektronischen Zustellung einiger der schwerwiegendsten Dokumente erheblich vereinfacht (und damit endlich praktisch ermöglicht), wenn der Arbeitgeber einseitig gegenüber dem Arbeitnehmer handelt. Dabei handelt es sich um folgende Dokumente:

  • Lohn- oder Gehaltsbemessung;
  • Kündigung/ Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Beendigung des Arbeitsverhältnisses während der Probezeit
  • Beendigung eines, durch eine Vereinbarung über die Arbeitsleistung oder Vereinbarung
    über die Arbeitstätigkeit begründete Arbeitsverhältnisses (mit Ausnahme der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Vereinbarung);
  • Abberufung aus der Position eines leitenden Mitarbeiters oder Aufgabe dieser Position

(im Folgenden „Dokumente“ genannt)

Bei der elektronischen Übermittlung von Dokumenten wird es insbesondere nicht mehr erforderlich, dass der Mitarbeiter die Zustellung durch eine mit seiner anerkannten elektronischen Signatur versehene Datennachricht bestätigt. Andererseits führt die Novelle jedoch einige neue Formalitäten mit dem Ziel ein, ein hohes Maß an Arbeitnehmerschutz aufrechtzuerhalten.

Die elektronische Übermittlung von Dokumenten unterliegt nun der vor der Übermittlung erteilten Einverständniserklärung des Mitarbeiters. Gleichzeitig ist es die Pflicht des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer über die Anforderungen der elektronischen Übermittlung zu informieren.

Die Belehrung sollte insbesondere Folgendes umfassen:

  • Liste der Dokumente, die elektronisch übermittelt werden können;
  • Information über das Recht des Arbeitnehmers, die Einwilligung zur elektronischen Übermittlung jederzeit schriftlich zu widerrufen;
  • Informationen darüber, wann das Dokument als zugestellt gilt, einschließlich der sogenannten Zustellung durch Fiktion für den Fall, dass der Mitarbeiter die Zustellung nicht innerhalb von 15 Tagen nach dem Datum der Zustellung des Dokuments bestätigt.

Die Einwilligung des Arbeitnehmers muss in Form einer gesonderten schriftlichen Erklärung erfolgen. Insbesondere kann diese Einwilligung nicht Bestandteil des Arbeitsvertrages sein.

Die Einwilligung wird jeweils für die Übermittlung an eine bestimmte elektronische Adresse erteilt.
Es muss sich dabei um eine Privatadresse handeln, d.h. keine geschäftliche E-Mail.

Der Arbeitgeber ist außerdem verpflichtet, das übermittelte Dokument mit einer anerkannten elektronischen Signatur, also einer Signatur auf Basis eines qualifizierten Zertifikats oder einer qualifizierten Signatur, zu versehen.

Bedingungen für die Übermittlung von Dokumenten in eine Datenbox des Mitarbeiters

Die oben beschriebene strenge Regelung, die die ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers erfordert, gilt nicht für die Übermittlung von Dokumenten per Datenbox.

Es gilt, dass der Arbeitgeber, wenn der Arbeitnehmer über eine Datenbox verfügt und diese nicht unzugänglich gemacht hat, ihm die Dokumente aushändigen kann, ohne dass eine zusätzliche Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich ist. Darüber hinaus muss das über die Datenbox übermittelte Dokument nicht mit einer anerkannten elektronischen Signatur versehen sein.

Auch die gesetzliche Regelung des Zustelltermins ist für den Arbeitgeber günstiger: Die Zustellung des Dokuments erfolgt am Tag der Anmeldung des Arbeitnehmers an der Datenbox bzw. 10 Tage nach der Zustellung in der Datenbox des Arbeitnehmers.

Bedingungen für die elektronische Übermittlung anderer Mitteilungen

Für die elektronische Kommunikation und die Übermittlung von anderen Mitteilungen (als Dokumenten) gilt der Grundsatz, dass jeder das Recht hat, jede Form des Gerichtsverfahrens zu wählen, sofern im Gesetz oder in einer Vereinbarung zwischen den Parteien nichts anderes bestimmt ist. Gleichzeitig verlangt das Arbeitsgesetzbuch eine schriftliche Form für alle Verträge im Zusammenhang mit einem Arbeitsrechtsverhältnis (z.B. Vereinbarung über Lohnabzüge, über die Verantwortung für anvertraute Werte, über Fernarbeit usw.), sowie für einige einseitige Handlungen des Arbeitgebers (z.B. Arbeitszeitplan, Begründung der Nichtentsprechung dem Ersuchen des Arbeitnehmers um kürzere Arbeitszeit oder andere Anpassung der Arbeitszeit gem. § 241 Arbeitsgesetzbuch...)

Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch bleibt die Schriftform auch bei der Nutzung elektronischer Mittel gewahrt, wenn diese die Erfassung des Inhalts der Kommunikation und die Identifizierung des Handelnden ermöglichen. Weitere Informationen zum elektronischen Abschluss einiger Verträge und den Anforderungen an deren Übermittlung finden Sie im vorherigen Artikel zur Novelle des Arbeitsgesetzbuchs hier.

Mitteilungen, die keiner Schriftform bedürfen (insbesondere gewöhnliche Arbeitsanweisungen) können auf beliebige Art und Weise erfolgen.

Schluss

Die Gesetzesnovelle brachte zwar eine willkommene Klarstellung in Sachen elektronischer Übermittlung, brachte aber auch einige neue Formalitäten mit sich. Die Anforderungen des novellierten Arbeitsgesetzbuchs bedeuten einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand sowohl für Arbeitgeber, die gerade über den Übergang zur elektronischen Übermittlung nachdenken, als auch für diejenigen, die bereits über ein eingeführtes elektronisches Kommunikationssystem verfügen.

Das arbeitsrechtlich orientierte GT Legal Team unterstützt Sie gerne bei der Einführung der elektronischen Kommunikation an Ihrem Arbeitsplatz.

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